Do’s and Dont’s

Het kan helpen om even stil te staan bij de manier waarop je e-mail inzet als communicatiemiddel om efficiëntere berichten uit te sturen. En met een beetje geluk help je tegelijkertijd de ander om zijn of haar e-mail makkelijker te verwerken — of zelfs helemaal niet te hoeven verwerken!

We zouden je hier eindeloos advies over kunnen geven, maar dat zou dan weer teveel tijd in beslag nemen. Daarom hebben we de verbeteringen die voor de meeste mensen handig zijn voor je samengevat, zodat je beter kunt e-mailen.

Wanneer je een e-mail ontvangt

  • Controleer je e-mail maximaal een paar keer per dag.
  • Zet waarschuwingen voor nieuwe berichten uit.
  • Beantwoord de e-mail binnen 2 werkdagen, of laat degene die je heeft gemaild weten dat je er later bij hem of haar op terugkomt.
  • Als je niet binnen twee werkdagen kunt reageren, zet dan je afwezigheidsassistent (Out-of-Office) aan.

Tip: Zet ook de waarschuwingen voor nieuwe berichten uit op je smartphone. Zet je instellingen het liefst zo dat je nieuwe berichten handmatig moet ophalen en helemaal geen waarschuwingen krijgt.

Wanneer je een e-mail verstuurt

  • Zorg dat het onderwerp duidelijk en informatief is.
  • Wees to the point en gebruik duidelijke taal.
  • Weet wanneer je e-mail beter NIET kunt gebruiken (zodra er emoties of conflicten opdoemen).
  • Als het belangrijk is, vertrouw dan niet alleen op e-mail.

Tip: Gebruik de 80/20 onderwerpregel wanneer je een e-mail verstuurt. Dit houdt in dat je de onderwerpregel controleert voordat je het bericht verstuurt, om voor de lezer(s) te zorgen dat ten minste 80% van de inhoud van de e-mail benoemd wordt. Over het algemeen geldt: als je de onderwerpregel van je bericht verbetert, zul je sneller antwoord krijgen en ontstaan er minder misverstanden.

Wanneer je een e-mail beantwoordt

  • Vermijd het gebruik van CC en Allen beantwoorden (Reply All).
  • Informeer een derde door het verzonden bericht door te sturen met een korte uitleg.
  • Gebruik geen bestaande discussie om over een nieuw onderwerp te beginnen (of verander de onderwerpregel).
  • Bij twijfel kun je je antwoord het beste even parkeren (vooral wanneer het belangrijk is).

Tip: In de regel geldt: liever doorsturen dan kopiëren. Dus niet iemand in CC zetten of Allen beantwoorden gebruiken. In plaats daarvan stuur je je e-mail aan de geadresseerde en ga je daarna naar je Verzonden items (Sent Items) en stuur je het bericht door aan de persoon die je een kopie wilt sturen. Voeg een korte regel toe om toe te lichten waarom je die persoon op de hoogte stelt. Zo is deze persoon beter geïnformeerd (‘Ter informatie’ is iets anders dan ‘houd dit in de gaten’). Als je bericht verandert in een lange conversatie, wordt de derde persoon hier dan niet mee lastiggevallen.


Progress

 
Vorig hoofdstuk Doorgaan