E-mail terugvinden

De juiste e-mail terugvinden is soms een pijnlijke taak. Eindeloos in mappen bladeren, zoeken op persoon maar teveel resultaten krijgen om ze allemaal te controleren, of je simpelweg afvragen of je gek bent geworden omdat je een bericht niet kunt terugvinden waarvan je zeker weet dat je het hebt verstuurd.

Wij hebben urenlang gekeken naar hoe mensen zoeken en het is ons opgevallen dat het iets is dat we vaak doen. We zoeken meerdere keren per dag naar berichten en pakken dat op verschillende manieren aan. Lees hieronder ons advies om zoekacties te veranderen in vindacties!

Begin je zoekactie met Ctrl+E (of Ctrl+F)

Sorry, maar zo leer je jezelf echt de gewoonte aan om sneltoetsen te gebruiken. Je zult zien dat het veel efficiënter werkt! Bovendien zoekt de zoekbalk in Outlook op verschillende plekken in verschillende schermen, waardoor jij er niet naar hoeft te zoeken. Let op: de meeste programma’s gebruiken Ctrl+F om te zoeken, maar Outlook gebruikt Ctrl+E als algemene sneltoets (met Ctrl+F stuur je een bericht door).

Er zit ook een zoekbalk in je Agenda (Calendar) en Contactpersonen (Contacts). Typ weer Ctrl+E (in Outlook) en de naam van de persoon die je zoekt — of een plaatsnaam of iets anders dat je je herinnert over de afspraak of contactpersoon. Daarmee roep je een korte lijst op met alle afspraken/contactpersonen die dat woord bevatten.

Maak de spatiebalk tot je beste zoekvriend

Het klinkt misschien raar, maar het meest efficiënte zoekwoord in Outlook is een spatie. Mensen gebruiken vaak maar één woord of naam om te zoeken. Maar als je een spatie toevoegt, geef je eigenlijk aan dat je e-mails wilt zoeken die het eerste en het tweede woord bevatten (in willekeurige volgorde). Door meerdere woorden in de zoekbalk in te geven, wordt het een stuk makkelijker om de juiste berichten terug te vinden. Denk aan de context van het mailtje en gebruik er meerdere woorden uit. Je kunt namelijk best een derde of vierde woord toevoegen, of meer.
Houd er rekening mee dat Outlook in al deze onderdelen zoekt:

  • Onderwerpregel
  • Naamvelden
  • Datumvelden
  • Inhoud van het bericht (tekst)
  • Doorzoekbare bijlagen*

Dit betekent dat je woorden kunt gebruiken bij je zoekactie waarvan je zeker weet dat ze in de tekst of zelfs in de bijlagen staan. Het is vooral handig als je productcodes of factuurnummers weet, die het bericht dat je zoekt redelijk uniek maken.

Bekijk bovenstaande video’s om te zien hoe dit werkt.

Teveel resultaten: de truc met de min

Soms zie je dat het zoekresultaat veel hits oplevert met e-mails van een andere bron (nieuwsbrieven) of naam. In dat geval kan het handig zijn om een min toe te voegen aan een woord dat je wilt uitsluiten van je zoekresultaten. (Dit trucje werkt overigens ook in Google!)



Als je nog steeds teveel berichten als resultaat krijgt, kun je mailtjes filteren met het zoeklint, dat alleen verschijnt als je een zoekactie doet in Outlook. Als je bijvoorbeeld op de bijlagenknop klikt, worden alle e-mails verwijderd die geen bijlage hebben. Dit is vooral erg handig als je zoekt naar een bestand in plaats van naar een bericht!

Te weinig resultaten: de blauwe zin

Maar wat als je een aantal goede zoektermen hebt ingegeven met spaties ertussen en nog steeds het bericht niet vindt dat je zoekt? Onderaan de zoekresultaten zie je een blauwe zin: Probeer opnieuw te zoeken in Alle e-mailitems (Search again in all folders). Door op deze link te klikken, geef je dezelfde zoekopdracht voor alle mappen in je E-mail (inclusief Verzonden items, Verwijderde items, enz.) Dit is een snelle en makkelijke manier om te voorkomen dat je hoeft na te denken over waar de e-mail kan staan.

Discussieweergave aanzetten

Eén van de nieuwe functies in Outlook 2010 is de discussieweergave (conversation view). Deze staat standaard uitgeschakeld, omdat het best verwarrend kan zijn. Maar veel mensen vinden het tijdbesparend om alle berichten uit een discussie samengebundeld te hebben (ongeacht waar ze zijn opgeslagen). Dit betekent dat je alle berichten van één discussie samengebundeld ziet en dat is handig als je de hele discussie wilt nalezen. Deze functie kun je aanzetten in het tabje Beeld (View).

Overigens: als je discussieweergave gebruikt en je archiveert of verwijdert het meest recente bericht, dan kan de rest van de discussie naar een andere plek in je postvak IN of map springen (naar het tijdstip van het daarna meest recente bericht in de discussie).

Je gaat effectiever werken naarmate je zelfvertrouwen met het gebruik van e-mail toeneemt en als je begrijpt hoe het programma zoekt. Dat scheelt heel wat tijdvretende uurtjes archiveren.


Progress

 
Vorig hoofdstuk Doorgaan