Hoe je moet beginnen

Nu je alle benodigde hulpmiddelen hebt om je e-mail op een nieuwe manier te verwerken, kun je dagelijks je Postvak IN legen. Maar hoe begin je daarmee? In dit hoofdstuk leggen we stap voor stap uit hoe je Outlook kunt instellen om optimaal te e-mailen. We bekijken ook wat je met je huidige mappen moet doen en hoe je een overvol Postvak IN verwerkt nadat je terugkomt van verlof met behulp van de Terug van Vakantie Actie.

Waarschuwingen voor nieuwe berichten uitzetten

  1. Ga in Outlook 2010* naar het tabje Bestand (File).
  2. Kies Opties (Options) uit het menu.
  3. Klik op E-mail (Mail) in het linkermenu.
  4. Vink alle opties uit onder de sectie Ontvangst van bericht (Message Arrival).

* Kijk voor andere e-mailprogramma’s naar de tips in de rechterkolom.

Actiemappen toevoegen

  1. Ga in Outlook naar E-mail (Mail) en klik met de rechtermuisknop op het postvak bovenaan de lijst (dit is niet je postvak IN, maar het bovenste niveau dat meestal wordt getoond met je eigen e-mailadres).
  2. Kies in het menu Nieuwe map toevoegen (Add new folder).
  3. Geef de map de naam 1 BEWAREN en druk op Enter.
  4. Herhaal deze stappen voor de mappen 2 DOEN DEZE WEEK, 3 LATER/MISSCHIEN en 4 WACHTEN OP.

Als dat gedaan is, klik dan met de rechtermuisknop op de map 2 DOEN DEZE WEEK en kies Eigenschappen (Properties). Vink onder Beschrijving (Description) de optie Totaal aantal items weergeven (Show total number of items) om alle e-mails weer te geven (gelezen en ongelezen berichten) die er in het postvak van je takenlijst staan.

Maak de Wekelijkse Check aan in je Agenda.

  1. Ga in Outlook naar je Agenda (Calendar) en kies een tijdstip waarop je de Wekelijkse Check wilt uitvoeren (bijvoorbeeld op vrijdagochtend tussen 9:00 en 10:00 uur).
  2. Geef de afspraak de naam Wekelijkse Check.
  3. Klik op Terugkeerpatroon (Recurrence) en druk op Enter (de standaardinstelling is dat afspraken wekelijks terugkeren).
  4. Typ de onderstaande controlelijst over in het veld Notities (Notes), of gebruik kopiëren en plakken met Ctrl + C en Ctrl + V, en sla de afspraak op.

Check:

  • Agenda, afgelopen week
  • Agenda, aankomende week
  • Doen Deze Week
  • Papieren notities
  • Later/Misschien
  • Wachten Op


Oude mappen archiveren

Hoe je oude mappen moet archiveren is afhankelijk van je IT-infrastructuur. Het is dus verstandig eerst na te gaan bij de helpdesk van je bedrijf hoe je oude e-mail het beste kan archiveren. Je kunt ervoor kiezen om je oude mappen te verplaatsen naar bestaande Archiefmappen (deze worden soms persoonlijke mappen, Archive folders, of personal folders genoemd), maar als er een centraal archiveringssysteem is, kun je de folders in je E-mail (Mailbox) laten staan. Als dat het geval is, raden wij aan om de mappen te verplaatsen naar een aparte map die we Zipmap noemen, zodat deze onderaan uit beeld vallen.

  1. Maak een map aan die je Zipmap noemt door met de rechtermuisknop te klikken op je postvak (e-mailadres) en de optie Nieuwe map toevoegen (Add new folder) te selecteren.
  2. Verplaats je bestaande mappen naar de map Zipmap. Je zult de mappen één voor één naar deze map moeten slepen (submappen worden automatisch met de hoofdmap mee verplaatst). Als je veel mappen hebt, begin dan met de onderste. Dat is veel makkelijker en sneller te verslepen.

Je Postvak IN legen met het Terug van Vakantie Actie

De Terug van Vakantie Aktie is een snelle manier om een groot aantal berichten in je Postvak IN te verwerken en kan worden gebruikt om jezelf de nieuwe mailgewoonte aan te wennen of te gebruiken wanneer je terugkomt van verlof. Dit proces werkt in principe hetzelfde als wat je tot nu toe geleerd hebt, dus moet je de berichten nog steeds stuk voor stuk sorteren. Er gelden alleen wel twee extra regels bij de Terug van Vakantie Aktie:

  • Saboteer de Twee-minuten-regel.
  • Pas de Wet van je twee keer vervelen toe.

Wat die wet inhoudt: Begin met het laatst ontvangen bericht te sorteren en werk zo je weg naar beneden. Als een bericht in twee minuten kan worden afgehandeld, doe dat dan niet gelijk, maar verplaats het bericht naar de map DOEN DEZE WEEK. Op die manier kom je in een flow dat je alleen maar snelle beslissingen hoeft te maken. Je zult merken dat de e-mails minder relevant worden naarmate je verder naar beneden komt. Wij noemen dit verveeld raken. Zodra je voor het eerst verveeld raakt, stop je met de berichten stuk voor stuk te verwerken en scroll je gewoon naar beneden om te zoeken naar belangrijke berichten en verplaats je die naar de juiste map. Ga hiermee door tot je weer verveeld raakt. Selecteer pas dan alle overgebleven berichten (Ctrl + A) en verplaats ze naar je map 1 BEWAREN (Ctrl + Shift + V, dan 1, dan Enter). Nu je Postvak IN leeg is, ga je naar de map 2 DOEN DEZE WEEK om alle berichten te verwerken die je in twee minuten kunt afhandelen.

Met de Terug van Vakantie Aktie kunnen we de tijd die het kost om de hele achterstand weg te werken, terugbrengen van 2 dagen naar 2 uur. Het kan zijn dat je één of twee actie-items mist, maar je kunt je in elk geval nog dezelfde ochtend concentreren op de belangrijke zaken!


Progress

 
Vorig hoofdstuk