Leeg postvak in

Om de stroom e-mails de baas te blijven, zweren alle productiviteitsgoeroes erbij om hun Postvak IN te verwerken tot deze leeg is telkens wanneer ze hun e-mail bekijken. Wij gebruiken een vereenvoudigde set regels gebaseerd op het beroemde managementboek Getting Things Done van David Allen. Zo wordt het legen van je postvak IN een snel en simpel proces. Dit zou slechts 10–15 minuten in beslag moeten nemen en je doet dit slechts twee tot drie keer per dag.

3x Getting Things Done

Getting Things Done gaat in wezen over drie basisregels:

  1. Maak je Postvak IN bericht voor bericht leeg — niet smokkelen!
  2. Alles wat binnen 2 minuten kan worden afgehandeld, meteen doen!
  3. Controleer wekelijks al je actiemappen!

Eén voor één

Bijna iedereen heeft de neiging om zijn e-mail te scannen op onderwerp of afzender en eerst de mailtjes af te handelen die je interesse wekken. Dat kan zijn omdat het een belangrijk bericht is, het over een urgente kwestie gaat, of omdat het gewoon iets is wat je graag wilt lezen. Jammer genoeg is dat niet de meest efficiënte manier, omdat je zo elk bericht meerdere keren scant en je ongemerkt blijft multitasken. Het betere alternatief is om je Postvak IN letterlijk te behandelen als een lopende band en elk bericht stuk voor stuk af te handelen. De kracht achter deze regel is dat het voorkomt dat je berichten meerdere keren opnieuw leest en prioriteit geeft. Bovendien helpt het je om in een besluitvaardigheidsflow te komen.

Mijn advies is dat je bovenaan begint (met de meest recente e-mail) en doorwerkt naar beneden. Zo behandel je de meest recente berichten uit een gesprek of lopende discussie, waardoor het lezen van de andere bijbehorende berichten overbodig wordt. Het tweede component van de eerste basisregel is dat je geen gesorteerde berichten terug naar je Postvak IN mag verplaatsen. Als je eenmaal hebt besloten wat je met een e-mail wilt doen, wordt deze ‘verbannen’ naar één van de actiemappen om nooit meer te worden toegelaten tot het Postvak IN. Zo zorg je dat er alleen nieuwe berichten in je Postvak IN zitten die je nog niet hebt verwerkt. Een leeg Postvak IN voorkomt dat je afgeleid wordt en helpt je om je te concentreren op de taak die gedaan moet worden. Probeer dit slechts tweemaal per dag te doen: één keer in de ochtend en één keer na de lunch. Dit werkt niet altijd zo, maar het is een goede richtlijn die je helpt om een heel stuk productiever te worden, omdat je niet om de minuut je mail controleert!

Snelle beslissingen

Nu we ons Postvak IN hebben omgetoverd in een lopende band, moeten we een proces opzetten op basis waarvan we beslissen wanneer we ieder bericht afhandelen. Dit moet een snel proces zijn, omdat we elk jaar meer en meer e-mail ontvangen. Hoewel er systemen en hulpmiddelen bestaan om je hierbij te helpen, is het onze ervaring dat hoe meer tierelantijnen je systeem heeft, hoe moeilijker dat systeem op de lange termijn vol te houden is. De truc is om het simpel te houden.
Onze vereenvoudigde kijk op de methodes die uiteengezet zijn in Getting Things Done kan op je e-mail worden toegepast. Als je het beslissingendiagram hieronder gebruikt voor elk bericht in je Postvak IN, heb je alle hulpmiddelen die je nodig hebt om prioriteit te geven aan je e-mails en de belangrijke op te pakken. Hiervoor gebruik je een simpel trucje dat je al kent: berichten van de ene naar de andere map verplaatsen.

Hoe werkt dit nou precies? Elke vraag in het diagram heeft een paar opties waar telkens maar één antwoord op gegeven kan worden. Zo leer je jezelf de gewoonte aan om snelle beslissingen te maken en je e-mail snel te organiseren. Al na korte tijd merk je dat je deze sorteringsbeslissingen op de automatische piloot maakt, zodat je je volledig kunt richten op het prioriteren van de taak.

De eerste vraag die je moet stellen wanneer je een bericht begint te lezen, is: “Moet ik in actie komen op basis van dit bericht / Is er iets dat ik moet doen?” Als het antwoord daarop NEE is, blijven er 3 opties over: verwijderen, bewaren of parkeren in de map Wachten Op. Verwijder alles wat rotzooi is of wat je niet meer nodig hebt. (De standaard sneltoets om berichten te verwijderen is trouwens: DEL.) Bij twijfel is het beter om het bericht te bewaren en dan door te gaan naar het volgende bericht. Je kunt sneller berichten bewaren met behulp van sneltoetsen (Ctrl+Shift+V in Outlook of de “i”-toets op een Blackberry). Daarmee wordt het dialoogvenster “Item verplaatsen” (Move Item) geopend, waar je het eerste teken van de naam van de map waarnaar je het bericht wilt verplaatsen kunt invoeren. Druk op Enter om door te gaan naar het volgende bericht.

Als je niet direct actie kunt ondernemen op een bericht – bijvoorbeeld omdat je op het antwoord van een collega wacht of tot de bestelling binnenkomt – moet je het bericht wel in het oog houden, maar uit het zicht. Deze berichten kunnen verplaatst worden naar de map Wachten Op. Deze controleer je vervolgens eenmaal per week om te zorgen dat ook de ander dit ook niet is vergeten.

Twee-minuten-regel

Als het antwoord op de vraag of je actie moet ondernemen JA is, ga je door naar de tweede gouden regel: de twee-minuten-regel. Die houdt in: alles wat je binnen twee minuten kunt afhandelen, moet je meteen doen. Zo houd je aanzienlijk minder berichten in je takenlijstje over, maar blijf je toch in de besluitvaardigheidsflow. Je zult zien dat je heel veel dingen kunt doen in twee minuten tijd: een kort antwoord schrijven, inloggen in een systeem om informatie op te halen, een nieuwsbrief lezen of acties delegeren, enz.

Agenda

Als een item niet binnen twee minuten kan worden afgehandeld, verwerk het dan afhankelijk van wanneer je op die taak wilt terugkomen. Als je iets op een bepaald tijdstip in de toekomst moet regelen, moet je het aan je agenda toevoegen. Zo word je eraan herinnerd om het op het juiste moment af te handelen. Als je een papieren agenda gebruikt, maak dan een snelle notitie en verplaats het bericht naar je archiefmap. Als je gebruikmaakt van de Outlook-agenda, kun je de informatie van het bericht snel kopiëren naar een afspraak door het bericht naar de agendaknop te slepen en details toe te voegen. Daarna kan het bericht worden gearchiveerd.

Voor takenlijst of voor later?

De resterende berichten zouden e-mails moeten zijn die meer dan twee minuten tijd kosten. Als je al die berichten echter tegelijkertijd opneemt in je takenlijst, wordt het een lange lijst met veel items die niet direct je aandacht nodig hebben (of nog niet kunnen worden afgehandeld). Het leidt af en gooit je systeem overhoop. En daarom hebben we de laatste actiemap nodig: Later/Misschien.

Bij het bestuderen van effectieve mensen ontdekte David Allen dat het eenvoudigweg opsplitsen van je takenlijstje in een hoge en lage prioriteitslijst de snelste en meest effectieve manier is om taken niet uit het oog te verliezen. Het takenlijstje met hoge prioriteit is voor taken die je vandaag wilt doen of later deze week. Deze is genaamd Doen Deze Week. Later/Misschien is de actiemap met lagere prioriteit.
Wanneer je beslist waar je een e-mail naartoe verplaatst, moet je een week vooruit denken (waarbij je het weekend negeert). Vraag je af of dit binnen een week moet worden afgehandeld of niet. Het helpt echt om streng te zijn voor jezelf en alles te parkeren dat geen prioriteit heeft deze week – of alle taken waarvan je niet zeker bent dat ze al naar je toekomen – in de map Later/Misschien. Je kunt simpelweg sorteren op basis van je onderbuikgevoel of hoe de taak past binnen je doelstellingen van dit moment. Maak het niet nodeloos ingewikkeld. Het moet een snelle beslissing zijn: moet (of wil) je deze taak nu of later afhandelen? Gebruik de sneltoetscombinatie Ctrl+Shift+V om een item naar de juiste map te verplaatsen. Bekijk de items in de map Later/Misschien tijdens je wekelijkse controle om te zien of je er iets mee moet doen of dat ze kunnen worden verwijderd.

Jezelf een bericht sturen

Aangezien je nu twee eenvoudige takenlijsten hebt gecreëerd – één met actie-items en één met geparkeerde items voor later – kun je ook persoonlijke en belafspraken inplannen met behulp van e-mail. Stuur jezelf gewoon een korte beschrijving van de taak in de onderwerpregel. De volgende keer dat je je Postvak IN leegmaakt, kun je deze herinnering behandelen als elk ander bericht en het opruimen in de mappen Doen Deze Week of Later/Misschien.

Wekelijkse controle

De derde en laatste gouden regel van e-mailbeheer is om je wekelijkse controle uit te voeren. De wekelijkse controle is een vangnet om te voorkomen dat er zaken tussen de mazen van het net glippen — bij jou of bij anderen. Het is tevens het moment om de acties in de map Later/Misschien opnieuw prioriteit te geven. De meeste mensen doen de wekelijkse controle graag aan het einde van de week. Zorg wel dat je genoeg tijd overhoudt om zo nodig nog actie te ondernemen. Het is meestal het handigst om in je agenda een uur in te plannen op vrijdagochtend. Maar op welk moment je het dan ook inplant, het is verstandig een tijd en plaats te kiezen waar je niet vaak wordt gestoord.

Tijdens je wekelijkse controle ga je alle actiemappen langs:

  • Agenda, afgelopen week: Loop in gedachten langs alle afspraken om na te gaan of er acties zijn die nog moeten worden opgepakt. Als je deze acties in twee minuten kunt uitvoeren, handel ze dan gelijk af. Zo niet, stuur jezelf een bericht met de taak. Zo kun je het niet vergeten.
  • Agenda, aankomende week: Loop in gedachten langs alle afspraken om na te gaan of er afspraken tussen staan waaraan je nog aandacht moet geven. Als dat zo is, plan er dan een moment voor in. Als je op iemand wacht, stuur je diegene een herinnering om te laten weten wat je van hem of haar verwacht.
  • Doen Deze Week: Controleer de map Doen Deze Week op openstaande items die echt moeten worden afgehandeld. Maak een beslissing: nieuwe prioriteit geven, delegeren of niet langer uitstellen. In de eerste twee gevallen, verwijder je het item uit je takenlijst door het te archiveren of te verplaatsen naar de map Later/Misschien in het geval je de taak uitstelt. Als het nog die dag moet worden afgehandeld, markeer je het bericht als hoge prioriteit (bijvoorbeeld met de rode vlag) en zorg je dat het wordt afgerond.
  • Geschreven notities: Controleer of je nog aantekeningen hebt in je kladblok, op post-its of in andere verborgen actielijstjes. Onderneem actie voor de zaken die je binnen twee minuten kunt afhandelen, of stuur een herinnering per e-mail aan jezelf die je in de juiste actiemap kunt zetten.
  • Later/Misschien: Controleer de map Later/Misschien om te zien of je de volgende week aan de bak moet met items uit die map. Zo ja, verplaats deze dan naar de map Doen Deze Week. Je zult zien dat items waarop je geen actie meer hoeft te ondernemen, kunnen worden opgeruimd.
  • Wachten Op: Als laatste controleer je alle items in de map Wachten Op. Hopelijk zijn de meeste items afgerond en kunnen ze worden gearchiveerd. Als een item nog niet is opgelost en je wacht nog op iets of iemand, laat het bericht dan staan in de map Wachten Op en help de persoon op wie je wacht daaraan herinneren. Bedenk wel dat je meestal meer succes oogt als je dit niet per e-mail doet.

Door deze wekelijkse controletechnieken te gebruiken, zou je in staat moeten zijn om je Postvak IN dagelijks te legen. Toch zijn er soms drastischere maatregelen nodig. Als je bijvoorbeeld terugkomt van vakantie of van verlof kun je overweldigd worden doordat je Postvak IN overstroomt. Hoe je daarmee omgaat, wordt behandeld in de Terug van vakantie actie in het hoofdstuk Hoe je moet beginnen.


Progress

 
Vorig hoofdstuk Doorgaan