E-mail de baas

Je Postvak IN de baas zijn

Het Postvak IN is uitgegroeid van een handige verzamelplaats waar iedereen uit alle hoeken van de wereld je binnen een paar seconden kan bereiken tot dagelijkse last waar taken verdwijnen in de vloed aan binnenkomende berichten.

Onderzoek op het gebied van e-mailproductiviteit heeft uitgewezen dat het eerder vertragend werkt om je e-mail direct te beantwoorden. Het komt je productiviteit dus niet ten goede. Nieuwe berichten kunnen je aandacht afleiden, kwam hierbij naar voren. Zet dus liever je e-mailwaarschuwingen uit. Maar daarmee is nog niet alles afgewend wat je aandacht afleidt. Het is mogelijk nóg belangrijker om binnenkomende mail te sorteren op berichten die direct je aandacht vragen, en de rest. Vergelijk het met een opgeruimd bureau. Wij bieden een manier waarbij je Postvak IN slechts één functie vervult: de plek waar de berichten staan waar je nog geen beslissing over hebt gemaakt. Niets meer en niets minder.

De eerste stap is dus om de e-mail in je Postvak IN effectief te verwerken door:

  • Waarschuwingen voor nieuwe berichten uit te zetten.
  • Slechts een paar keer per dag naar je Postvak IN te kijken…
  • …En deze leeg te maken door alle berichten één voor één te sorteren.
  • Je berichten in mappen op te ruimen die gerelateerd zijn aan acties (zie volgende hoofdstuk).
  • Alle afgehandelde berichten te archiveren in één enkele map.

Alleen al met deze vijf aanbevelingen kun je veel meer berichten verwerken en houd je bij welke mailtjes je aandacht vragen. Met een paar sneltoetsen om deze handelingen sneller te verrichten ben je binnen de kortste keren een ‘speedmailer’.

We gaan eerst de vijf aanbevelingen wat uitvoeriger bestuderen.

Waarschuwingen voor nieuwe berichten uitzetten

Waarschuwing

De meeste e-mailprogramma’s laten je op zoveel mogelijk manieren weten wanneer er een nieuw bericht binnenkomt. Zo kan er niets aan je aandacht ontglippen. Het kan slim lijken om overal bovenop te zitten. Toch blijkt in de praktijk dat dit de productiviteit eerder hindert, omdat elke waarschuwing je aandacht afleidt van de taak waar je mee bezig bent. Het resultaat is dat je niet de juiste aandacht geeft aan de taak waar je aan werkt, noch aan het e-mailbericht. Dat is dus alles behalve een win-winsituatie.

Dus hoe zet je die waarschuwingen uit? Bekijk de instructievideo rechts bovenaan deze pagina voor een korte demonstratie of ga naar Hoe je moet beginnen voor een stapsgewijze uitleg.

Oh, en laten we vooral niet vergeten dat dezelfde regel natuurlijk opgaat voor waarschuwingen op je mobiele telefoon.

Je Postvak IN slechts een paar keer per dag bekijken

Met e-mail is een deel van het probleem te wijten aan het feit dat de stroom nooit ophoudt. En het kan nogal afleiden om telkens nieuwe berichten te zien binnenkomen. Als je deze berichten direct afhandelt, leidt dat af van de taak waar je mee bezig bent. Daarom is het beter om je Postvak IN slechts een paar keer per dag op te ruimen. Elke keer dat je kijkt, verwerk je alle berichten in je Postvak IN tot deze leeg is. Je ruimt de berichten op in mappen die je prioriteit geeft (actiemappen).

Veel mensen denken dat hun baan het niet toelaat dat ze hun e-mail slechts een paar keer per dag controleren. Maar je kunt je werk onmogelijk goed doen als je continu je Postvak IN in de gaten houdt. En je productiviteit gaat er juist op vooruit als je minder vaak naar je mail kijkt. Bovendien: zeer urgente zaken horen niet per mail te worden afgehandeld!

Sorteer alle berichten stuk voor stuk voor een leeg Postvak IN

Als we onze e-mail openen is het heel verleidelijk om direct te scannen op belangrijke of interessante berichten en die eerst te lezen. De meeste mensen ‘rangschikken’ hun berichten op die manier. Het lastige hieraan is alleen dat je na elk bericht dat je hebt afgehandeld het hele proces steeds weer van voren af aan herhaalt. Zo scan je de minder belangrijke berichten telkens opnieuw. Ongemerkt vreten die dus meer tijd dan de belangrijke berichten.

De oplossing is te zorgen dat je in één keer een beslissing maakt voor elk bericht en deze te sorteren op basis van prioriteit, dus wanneer jij er aandacht aan wilt geven. De meest effectieve manier om deze beslissing te maken is om gewoon bovenaan te beginnen en elk bericht één voor één te verwerken. En als je begint met de laatste berichten, zijn oudere berichten soms al overbodig! Bovendien kom je in een concentratieflow als je ze één voor één verwerkt. Daardoor neemt ieder bericht minder tijd in beslag.

Je berichten sorteren in actiemappen

Niet alle mailtjes hoeven direct afgehandeld te worden. Om je te richten op de belangrijkste taken, is het zaak je takenlijstje op orde te houden. Hiervoor moet je een aantal mappen aanmaken, zodat je effectief omgaat met je e-mailtijd. Dit proces is zo effectief dat je gewoonweg iets aan jezelf verstuurt zodra je bedenkt dat je nog iets moet doen. Vervolgens verwerk je dit mailtje op dezelfde manier als de rest van je berichten.

Deze mappen zijn niet georganiseerd op inhoud, maar op hoe snel je er actie op moet ondernemen. Om die reden noemen we het actiemappen.

Dat zijn:

  • Doen Deze Week: Dit is je takenlijst. Sla elk bericht op dat urgent is en/of belangrijk genoeg om op de korte termijn te doen, en dat niet binnen 2 minuten kan worden afgehandeld. Dit geldt ook voor berichten die vandaag moeten worden afgehandeld!
  • Later/Misschien: Hier parkeer je de minder urgente berichten. Alles wat volgende week afgehandeld kan worden of later, of waar je wellicht helemaal geen aandacht aan hoeft te geven kun je hier parkeren om er later opnieuw naar te kijken. Deze map moet je één keer per week bekijken om te bepalen welke berichten je naar je takenlijst moet verplaatsen.
  • Wachten Op: In deze map zitten items die relevant zijn voor jou, maar waarop je zelf nog geen actie kunt nemen omdat je op het antwoord of op een oplossing van iemand anders wacht. Dus ook in deze map parkeer je berichten. Deze map moet je van tijd tot tijd controleren. Bij voorkeur één keer per week.

Je laatste actiemap is de agenda van je e-mailprogramma. Alle berichten waarop je op een bepaald moment in de toekomst actie moet ondernemen, neem je op in je agenda en archiveer je. In het volgende hoofdstuk gaan we uitgebreider in op de manier waarop je snel e-mails kunt verplaatsen naar je actiemappen en je agenda.

Alle afgehandelde berichten archiveren in één enkele map

Eén van de grootste tijdvreters bij het verwerken van e-mails is het archiveren ervan. We ontvangen elk jaar meer berichten. Toch archiveren we vaak op project en houden we archiveringsgewoontes aan die nog stammen uit de tijd dat e-mail nog amper deel uitmaakte van ons dagelijkse takenpakket. Of, in elk geval, degenen die hun mail nog sorteren en de handdoek nog niet in de ring hebben gegooid als het gaat om hun Postvak IN. Gezien het aantal berichten waar we dagelijks mee te maken hebben, is het te duur geworden om berichten te sorteren op inhoud, project of klant. Het kost teveel tijd en het kan zelfs lastiger zijn om e-mails terug te vinden als we die later weer nodig hebben.

Experts op het gebied van productiviteit zijn het erover eens dat één van de grootste tijdbesparingen valt te halen als je één archiefmap gebruikt. Iedereen loopt er wel eens tegenaan dat je mails wilt opruimen in de verschillende mappen, maar dat uitstelt omdat de mappenstructuur niet up-to-date is. Met één enkele archiefmap valt die zorg alvast weg. Bij sommige e-mailprogramma’s (bijv. Gmail) is dit systeem ingebouwd, zodat je alleen maar een archiveringsknop hoeft aan te klikken om berichten te archiveren.

Als je e-mailprogramma die optie niet biedt, kun je eenvoudig zelf een archiefmap aanmaken. Voeg een map toe aan je actiemappen genaamd Bewaren en gebruik de sneltoets (Ctrl+Shift+V) om hier berichten naartoe te verplaatsen. Samen met je Verzonden items (Sent Items) heb je nu een eenvoudige en efficiënte manier om je e-mail te archiveren. Hiermee bespaar je elke dag tijd.

Dit bespaart natuurlijk alleen tijd als je goed kunt zoeken, maar dat kan worden aangeleerd als je begrijpt hoe de zoekfunctie van je e-mailprogramma werkt en de vaardigheden ontwikkelt om berichten effectief terug te vinden. In onze ogen is dit zelfs zo belangrijk dat we een volledig hoofdstuk (hoofdstuk 3) hebben gewijd aan zoeken en vinden.


Progress

 
Doorgaan

Door in te loggen gaat u akkoord met de algemene voorwaarden